Doel en reikwijdte van het privacyreglement
Doel van het reglement is een vastlegging van de maatregelen die praktijk B.M. Bogaard heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met cliëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet-geautomatiseerde) van cliëntgegevens, die in een bestand zijn of worden opgenomen.
Doel van het verzamelen en verwerken van cliëntgegevens
Cliëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.
- Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins.
- Doeleinden zijn: Gebruik in het kader van te verlenen zorg (met name behandeling, consult, adviezen, oefentherapie, doorverwijzing, overdracht).
- Gebruik ten behoeve van de bewaking van de eigen kwaliteit, de voortgang in herstel van de cliënt en de praktijkaccreditering.
- Andere doeleinden, mits vooraf met de cliënt overeengekomen.
Verwerking van algemene cliëntgegevens, gezondheidsgegevens, erfelijke gegevens
Algemene cliëntgegevens worden alleen verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:
De cliënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend.
Verwerking is noodzakelijk voor de verlening van complementaire zorg aan de cliënt.
Verwerking is nodig om adequaat de financiële administratie te voeren, wettelijk verplicht volgens de fiscus.
Gezondheidsgegevens van de cliënt worden alleen verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
Verwerking geschiedt door de therapeut of, in voorkomende gevallen diens waarnemer, voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt noodzakelijk is. Waarneming alleen indien de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven.
Verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst.
Erfelijkheidsgegevens van de cliënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende cliënt zelf
Organisatie en informatiebeveiliging
Praktijk Bogaardheeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt zeker te stellen dat cliëntgegevens zorgvuldig worden behandeld:
Zowel de therapeut als diens eventuele waarnemer die cliëntgegevens verwerken of anderszins kennisnemen van cliëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.
Cliëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; medische gegevens worden vijftien jaar bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.
Alleen de therapeut zelf heeft toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn alle computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen zijn niet vrij toegankelijk; medische gegevens worden niet digitaal verwerkt, wel in een papieren dossier.
Papieren dossiers worden in een afgesloten kast bewaard.
Cliënten worden geïnformeerd over de verzameling en verwerking van gegevens door de praktijk bij de eerste inschrijving van de cliënt bij de praktijk.
Rechten van de cliënt
De cliënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem/haar zijn verzameld en verwerkt.
De cliënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de cliënt en de praktijk kan hiervoor eventueel een redelijke vergoeding vragen.
De cliënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.
De cliënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.
Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is.
Indien de cliënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk.
Daar waar de cliënt zichzelf niet kan of mag vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.
